Modello 5 Whys

Cosa è questo template

Il modello 5 Whys è uno strumento di analisi causa radice (RCA) sviluppato in Toyota negli anni '70 e oggi standard nel problem solving manifatturiero. Si applica chiedendo "perché?" in modo iterativo a partire dal sintomo osservato, fino ad arrivare a una causa di sistema azionabile dall'organizzazione. È meno strutturato del rapporto 8D e meno visivo del diagramma Ishikawa, ma è il metodo più rapido per le NC che non giustificano la complessità del 8D. Si compila in 30-60 minuti per una NC standard, idealmente con 2-3 persone che conoscono il processo.

Quando si usa

Il modello 5 Whys non è il modulo per ogni NC. Va usato quando si rileva un problema che richiede analisi più strutturata di "errore operatore, fatto attenzione la prossima volta", ma meno della macchina-istituzionale del 8D. Tre scenari ricorrenti.

Caso A: NC interna ricorrente. La stessa famiglia di scarti si presenta in 3-4 commesse dell'ultimo trimestre. La causa apparente sembra ovvia (un parametro di processo) ma non si è capito perché il parametro vada storto. Il 5 Whys permette di scendere oltre il sintomo.

Caso B: NC dimensionale isolata significativa. Un singolo lotto risulta fuori tolleranza. L'impatto economico giustifica indagine. 5 Whys con team ristretto (responsabile qualità + capo officina + operatore della macchina) chiude in 1-2 ore.

Caso C: D4 dentro un 8D. Quando si gestisce un problema in formato 8D, la disciplina D4 (analisi causa radice) usa internamente il 5 Whys per finalizzare. La ramificazione è già stata fatta con Ishikawa o brainstorming; il 5 Whys serve a validare la causa radice scelta.

In PMI tipicamente compila il responsabile qualità con supporto del capo reparto. Tempo medio di compilazione: 30-90 minuti. Il modello 5 Whys non sostituisce mai un rapporto NC formale: è uno strumento di indagine, non una registrazione del processo.

Come compilarlo

1. Definizione del problema. Descrivi l'effetto osservato in modo fattuale. Cosa è successo, dove, quando, su quanti pezzi. Distingui esplicitamente sintomo da problema. "Pezzi fuori tolleranza" è sintomo. "12 pezzi su 200 hanno quota X fuori tolleranza superiore di 0.05 mm" è il problema.
2. Perché 1: chiediti perché si è verificato il problema. La risposta è la causa apparente di primo livello. Documenta le evidenze (cosa hai visto, misurato, sentito) che la sostengono.
3. Perché 2-5: per ogni livello, chiediti perché esiste la causa del livello precedente. Continua finché non arrivi a una causa di sistema gestibile dall'organizzazione (procedura, formazione, manutenzione, controllo). Se la risposta è "errore umano" non fermarti: il "perché" successivo (perché l'errore umano è stato possibile?) porta alla causa di sistema.
4. Validazione. Test "so what" al contrario: se rimuovi la causa radice, il problema si sarebbe evitato? Se sì, è probabilmente la causa giusta. Se no, hai sbagliato livello.
5. Azione correttiva. Formula l'AC in modo SMART. Distingui correzione (rilavorazione del lotto specifico) da azione correttiva (modifica della procedura che ha generato la NC). Trasferisci l'AC su modulo dedicato per il tracciamento.
6. Firma. Compilatore + responsabile qualità. Una firma sola se il responsabile qualità è anche il compilatore (PMI piccola).

Errori comuni

In dieci anni di analisi 5 Whys nelle PMI italiane, gli errori che ricorrono sono cinque.

• Fermarsi al primo livello. "Perché c'è il difetto? Perché l'operatore ha sbagliato. Fine." Non è 5 Whys, è etichettatura del problema. Il primo perché quasi mai porta alla causa di sistema.
• Causa radice "errore operatore". Quasi sempre falsa. La causa radice di un errore operatore è di sistema: mancanza di formazione, procedura ambigua, ergonomia inadeguata, controllo a monte mancante.
• Ramificazioni mai testate. Si ipotizzano cause potenziali ma non si raccolgono evidenze per testarle. Risultato: si sceglie la causa "più probabile" sulla base dell'opinione, non del dato.
• Salto di logica fra livelli. Il "perché" di un livello non discende davvero dalla causa del livello precedente. Risultato: l'analisi sembra strutturata ma non lo è.
• Mancanza di validazione finale. Si scrive la causa radice e si chiude senza il test "so what". Risultato: l'AC formulata non risolve il problema.

Cosa dice la norma

ISO 9001:2015 al punto 10.2.1 richiede tre cose sulla NC: reagire (correzione + valutazione del trattamento), valutare la necessità di azione correttiva (analisi causa, identificazione di NC simili). Il 5 Whys è uno dei metodi accettati per soddisfare questo requisito.

ISO 9001 non impone un metodo specifico di analisi causa radice. La scelta è dell'organizzazione, purché documentata e applicata in modo consistente. Il 5 Whys, l'8D, l'Ishikawa, il fault tree analysis (FTA) sono tutti accettati.

IATF 16949 al punto 10.2.3 richiede metodologia documentata di problem solving. Il 5 Whys è ammesso come metodo per NC semplici ma per reclami cliente o NC con impatto sicurezza tipicamente si pretende il 8D, esplicitamente o implicitamente attraverso aspettative di settore.

ISO 13485 (dispositivi medici) al punto 8.5 richiede analisi causa nel CAPA. Il 5 Whys è ammesso come tecnica entro un framework CAPA più ampio.

FAQ

Devono per forza essere cinque i "perché"?

No, cinque è una euristica non una regola. Il numero giusto è quello che porta alla causa di sistema gestibile, non al sintomo. A volte tre perché bastano, a volte ne servono sette. Il criterio di stop è quando l'ulteriore "perché" non porta a una causa azionabile dall'organizzazione.

Posso usare 5 Whys al posto del rapporto 8D?

Per NC interne semplici sì, è il metodo proporzionato. Per reclami cliente automotive, NC con impatto sicurezza o NC ricorrenti il 8D è più adatto perché copre anche team interfunzionale, contenimento esteso, AC sistemica. Il 5 Whys può vivere come sezione D4 dentro un 8D.

Cosa fare se un livello ha più cause possibili?

Dividere il diagramma. Ogni "perché" può ramificare in 2-3 sotto-cause da testare. Quando una ramificazione si rivela falsa (evidenza non la conferma), la si elimina. Per problemi con cause multiple intrecciate il diagramma Ishikawa è più adatto del 5 Whys lineare.

Va documentato anche per NC banali?

Almeno una riga sintetica sì, anche per NC da poche decine di euro. È utile per analisi di trend successive: quando lo stesso "perché" compare in più NC, emerge il pattern di sistema che giustifica un'AC sistemica e non più solo correzioni.

Template correlati

• Diagramma Ishikawa fishbone per problemi con cause multiple e ramificate.
• Rapporto 8D template per problemi gravi che richiedono team interfunzionale.
• Modello rapporto non conformità ISO 9001 come modulo NC operativo dove inserire il riferimento al 5 Whys eseguito.
• Schema azioni correttive e preventive per tracciare le AC che escono dal 5 Whys.

Per il 5 Whys come parte di un'analisi più ampia vedi la guida Guida pratica al rapporto 8D per PMI.

Spunta per analisi causa radice

In aziende che fanno 30-50 5 Whys l'anno, il vero problema non è eseguirli, è ritrovarli. 5 Whys archiviati in cartelle Word su PC condivisi diventano illeggibili. Ricerche per "perché simile" sono impossibili. Spunta archivia ogni 5 Whys collegato alla NC e cercabile per parola chiave, pattern di causa, processo. La storia delle cause radice diventa un asset, non un cumulo. Provala gratis 30 giorni.